Pengertian AP

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara umum, Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

2. Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran.

a.      Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

b.     Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak 

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

c.      Hasil akhirnya berupa informasi 

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d.     Bersifat memudahkan 

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

e.      Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik  

f.        Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

3. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...

1.     Kegiatan Kantor 

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..

a.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning),

 adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari

1). Perencanaan gedung

2). Tata ruang kantor

3). Penerangan/cahaya

4). Ventilasi

5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6). Anggaran (budgetting) perkantoran

7). Standar kualitas kerja

8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b.  Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), 

adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :

·         Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 

·         Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

·         Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c.      Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), 

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

·         Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

·         Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

·         Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 

·         Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

·         Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 

·         Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d.     Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), 

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

·      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

·      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

·      Kualitas pekerjaan kantor 

·      Pelayanan kantor 

·      Waktu

·      Biaya perkantoran

2.     Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

·         Keamanan 

·         Lingkungan

·         Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 

·         Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

·         Gedung memiliki fasilitas yang memadai

·         Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan 

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..

1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor. 

2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e.      Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

4. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...

• Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 
• Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 
• Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 
• Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 
• Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
• Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
• Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 
• Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan. 

5. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...

a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.

c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.   

f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman